Celovito poslovanje je bistveno bližje, kot se zdi. Večje zaupanje v digitalne dokumente in digitalno identiteto bo raketno pospešilo razširjanje brezpapirnega poslovanja tudi za postopke, ki si jih danes ne moremo zamisliti v drugačni obliki kot papirni – gre za različne oblike priporočenih pisemskih pošiljk.
Dokumenti, ki nastanejo pri poslovanju, so pravzaprav brez izjeme izvorno v elektronski oziroma digitalni obliki. Seveda najdemo področja, kjer se za spremljanje posameznih procesov uporablja izpise na papir, na primer delovne liste v proizvodnji, različne obrazce … Vendar so vse to procesi, ki jih je možno digitalizirati, kar se v času industrije 4.0 in digitalne transformacije tudi pospešeno dogaja. Celo v finančnih ustanovah.
Področje, ki ga pravzaprav izključno, razen redkih izjem, zavzemajo papirni dokumenti, so priporočene pošiljke, prek katerih se pošilja pogodbe, opomine, izterjave, vloge, upravna pisma, pozive … Gre za pošiljke, ki so namenjene osebnemu prevzemu in za katere se glede na zaupnost izvaja različne oblike preverjanja istovetnosti prejemnika. Po drugi strani gre tudi za pošiljke, ki jih prejemniki že v osnovi ne prejmejo radi – lahko rečemo, da gre za prirojeno negotovost pred »plavo« kuverto.
Pa vendar. Informacijska tehnologija, komunikacije ter zakonodaja so v zadnjem času tako napredovale, da z roko v roki rešujejo tudi izziv digitalizacije postopkov, za katere bi še pred nekaj leti marsikdo trdil, da niso mogoči v digitalni obliki. Vendar ob podrobnejši obravnavi ugotovimo, da zadržkov ne predstavljajo tehnologija, zakonodaja ali znanje ampak so ti v človeški naravi, v predsodkih, nezaupanju in navadah.
Ste pripravljeni prejeti priporočeno digitalno pismo?
Ali morda veste, da slovenska zakonodaja enači veljavnost papirnih in elektronskih dokumentov? To poenostavljeno pomeni, da dokument, ki ga prejmete v elektronski obliki, ni čisto nič manj veljaven, kot če ga prejmete v papirni obliki. Pomeni, da elektronski dokument velja popolnoma enako kot papirni. Preprosto. Pika.
Vendar ali to velja tudi za priporočeno pošiljko? Seveda. V kolikor prejmete digitalno priporočeno pošiljko prek sistem PoštAR je to enako veljavno, kot če bi vam pošiljko prinesla poštarica ali poštar v uniformi Pošte Slovenije. Tudi prevzem digitalne priporočene pošiljke v sistemu PoštAR je zakonsko popolnoma enak prejemu na poštnem uradu.
Dokument prejet v elektronski obliki je po zanodaji enako veljaven, kot če ga prejmete v papirni obliki.
V čem je stvar? Bistvo priporočenega pisma je, da poštna služba zanj jamči, da je bilo dostavljeno naslovniku in seveda, da se med prenosom ni niti odpiralo niti spreminjalo. Ko vam poštar prinese priporočeno pismo, ga mora nekdo osebno prevzeti, lahko ste to vi ali oseba z vašim pooblastilom. Prejem potrdite z lastnoročnim podpisom in datumom prejema. Če vas ni doma, vam v poštnem predalu pusti potrdilo, da vas pismo čaka na poštnem uradu. Na poštnem uradu se zgodba ponovi. Pismo lahko prevzamete, če ste naslovnik ali če imate ustrezno pooblastilo. Podpišete se v nek zvezek in dopišete še datum prevzema. Pri priporočenem pismu s povratnico, je zgodba enaka, s tem da pošiljatelj prejme potrdilo, kdaj je bilo pismo prevzeto.
Kako pa prevzamete priporočeno digitalno pismo – v sistemu PoštAR mu rečemo kar ePismo. Zelo podobno, le da vse poteka v digitalni obliki, brez poštarice oziroma poštarja in poštnega urada. Lahko rečemo, da vse naredite iz naslonjača. V vaš elektronski poštni predal oziroma odjemalec za e-pošto prejmete obvestilo o ePismu. V tem sporočilu je unikatna in zaščitena spletna povezava, prek katere varno vstopite v sistem PoštAR. Sledi preverjanje vaše istovetnosti, torej ali res ustrezate naslovniku. To se izvede z uporabo kvalificiranega digitalnega potrdila ali prek vnosa 9-mestne kode, ki jo PoštAR pošlje v obliki SMS-sporočila na vaš mobilni telefon. Način prevzema sicer določa vrsta ePisma, na primer pri ePismu, ki ste ga dobili od javne ustanove, je v skladu z Zakonom o upravnem postopku možen samo prevzem s kvalificiranim digitalnim potrdilom. ePismo se odpre v posebnem oknu, lahko si ga shranite v računalnik ali natisnete. Prek povezave, ki ste jo prejeli po elektronski pošti, lahko do svojega ePisma v sistemu PoštAR dostopate še najmanj 3 mesece. Ob prevzemu se samodejno, v digitalni obliki, shrani informacija o vaši digitalni identiteti, kakor tudi čas in datum prejema. V primeru ePisma s povratnico pošiljatelj takoj prejme sporočilo o prejemu.
Zagotovo se strinjate s tem, da je tak način bistveno bolj enostaven kot papirni. In če ste uporabnik različnih e-storitev, kot so eUprava, ebančništvo, edavki in druge, verjetno tudi ne boste imeli težav s prejemanjem ePisem, niti zasebno niti službeno.
Več informacij o ePismu in storitvah PoštAR dobite na spletni strani www.postar.eu.
V kolikor potrebujete kakršno koli dodatno informacijo o prejemanju ali pošiljanju ePisem, nas brez zadržkov kontaktirajte.
