Prejeta pošta je za številne organizacije edini vir papirnih dokumentov in temu morajo prilagajati procese, organizacijo in proračun. Vse skupaj pod črto veliko stane – je res treba, da je tako?
Poslovne pošte v papirni obliki je vse manj. Razen nekaj prejetih računov in pogodb pravzaprav celotna poslovna korespondenca poteka v elektronski obliki, vključno z javnimi inštitucijami. Vprašanje je torej, ali res morate imeti zaposlene, ki se ukvarjajo s prevzemom, evidentiranjem in razdeljevanjem prejete pošte. In ali res morate vzdrževati papirni arhiv, ki jemlje drag prostor in zaradi katerega morate nenehno nabavljati nova sredstva, pripomočke in pisarniški material.
Novi modeli poslovanja ne gredo skupaj s papirjem
Delo od doma in druge oblike oddaljenega dela ter različni hibridni pristopi bodo vplivali na izvajanje delovnih postopkov, na poslovne procese in poslovne modele. Vprašanje je, kako se bo poslovanje izvajalo v fizični obliki, kakšni bodo pristopi pri lastništvu oziroma najemu poslovnih prostorov, koliko fizičnih delovnih mest si bo organizacija sploh lahko privoščila. Odgovori na vsa ta vprašanja se močno poenostavijo, če organizacija uvede celovito brezpapirno poslovanje, saj s tem pridobi neodvisnost o lokacije, dostop do dokumentov vedno in povsod in, kar je morda ključnega pomena, prožnost ter prilagodljivost za inovacije v procesih in modelih.
Prejeta pošta je lahko trn v peti
Zaposlenim in menedžerjem je razen res redkih izjem popolnoma vseeno, v kakšni obliki je izvorni dokument, ki ga morajo obdelati. Redko kateri je tak nostalgik ali nejeverni Tomaž, da se želi še vedno lastnoročno podpisovati in zapisovati opombe na originalni papirni dopis, tudi če gre za račun. Pravzaprav si poslovni uporabniki želijo, da bi čim več, če že ne vse dokumente prejemali v digitalni obliki. Zakaj?
V Sloveniji še vedno strašijo duhovi prvega ZVDAGA, ki je potegnil ročno zavoro procesa digitalizacije poslovanja. Vendar je od takrat preteklo že veliko vode in sedaj je žogica spet na strani uporabnikov. Če smo pošteni, zadeva le ni tako preprosta, še posebej kadar hoče to rešiti organizacija sama.
Eno je, da je treba papirno pošto sprejeti, jo pripraviti za skeniranje, jo skenirati in opremiti digitalne kopije z opisnimi podatki. Potem je treba dokumente in podatke ustrezno shraniti in predati v delovne postopke, na primer prek dokumentnega sistema. Vse to terja precej časa pa tudi stroškov. Kljub temu, da podjetje v procesih uporablja digitalne kopije, originale še vedno shranjuje v fizični arhiv. Razlog je največkrat v tem, da različna področna zakonodaja, na primer ZDDV predpisuje hrambo dokumentov v originalni obliki oziroma, da mora biti pretvorba formatov zaupanja vredna.
Zakaj ne bi zamenjali papirne prejete pošte z digitalno?
Da ne bo pomote. Ni govora o storitvah elektronske pošte. Gre za to, da zjutraj namesto papirne prejete pošte, ki jo morate prevzeti na poštnem uradu in obdelati v sprejemni pisarni, dobite že digitalizirano in z opisnimi podatki opremljeno prejeto pošto. Ostane vam samo še to, da dokumente naložite v svoj dokumentni sistem. Ali pa še to ne, v primeru, da je vaš dokumentni sistemi integriran s storitvami Posita za digitalizacijo prejete pošte.
Zakaj lahko zaupate storitvi digitalizacije prejete pošte?
Odgovorov je več, prav vsak pa prepriča. Najbolj je pomembno to, da je celotna storitev digitalizacije prejete pošte akreditirana pri Arhivu Republike Slovenije. Drug pomemben faktor je dejstvo, da storitev izvaja zaupanja vreden partner, podjetje Posita, hčerinska družba Pošte Slovenije. To pomeni, da celotna storitev poteka pod eno streho, z najsodobnejšimi dokumentnimi tehnologijami, s preverjenimi uslužbenci ter ob najvišjih standardih varnosti in zasebnosti. Dodatno vam je na voljo uporaba akreditiranih storitev dolgoročne varne hrambe, svetovanje pri notranjih pravilih ter digitalizacija delovnih postopkov s sodobnim dokumentnim sistemom. V kolikor originalnih papirnih dokumentov nočete hraniti pri sebi niti jih uničevati, se lahko poslužite tudi Positine storitve fizičnega arhiva.
Navsezadnje niso pomembne samo značke. V današnjem okolju tektonskih sprememb in nebrzdanega tempa so ključen faktor pri izbiri digitalnih storitev enostavnost, prilagodljivost in hitrost. Digitalizirano prejeto pošto lahko pričnete prejemati v samo nekaj dnevih, in to brez kakršne koli začetne naložbe. Prepričajte se in nas povprašajte po referencah! Storitev je preizkušena s strani več kot 120 organizacij vseh velikosti in dejavnosti.
Preverite, kako vam lahko z digitalizacijo prejete pošte pomagamo pri vašem poslovnem napredku!
