S prejeto papirno pošto je povezanih precej neposrednih stroškov. Ustvarja tudi nepotrebne stroške dela, predvsem v smislu izgubljenega časa za izvajanje zamudnih ročnih delovnih postopkov, dolgotrajnega iskanja dokumentov ter odpravljanja napak. Storitve digitalizacije prejete pošte so najbolj elegantna in hkrati najbolj ekonomična rešitev za digitalizacijo danes največjega vira papirnih dokumentov.
Na webinarju »Končno tudi papirna pošta le še v digitalni obliki«, ki bo potekal 26. maja 2021, od 13.30 do 14.30 ure, v spletnem okolju Microsoft Teams, bomo predstavili storitev digitalizacije prejete pošte, se dotaknili dokumentnega sistema, kamor lahko usmerimo digitalne dokumente za poslovno obravnavo ter storitve e-arhiva za varno dolgoročno hrambo digitalnih dokumentov.
V eni uri se bomo osredotočili na dobre prakse brezpapirnega poslovanja in predstavili konkreten primer uporabe storitev digitalizacije prejete pošte pri stranki.
Na webinarju bosta praktične izkušnje delila:
- Mitja Starman, vodja informatike v podjetju Calcit
- Simon Golob, produktni vodja digitalizacije papirnih dokumentov v podjetju Posita.
Kakšne so koristi in zakaj je digitalizacija prejete pošte tako aktualna?
Zaradi dokumentov, ki jih prejmejo organizacije z navadno pošto, še vedno kupujejo registratorje in drug drobni inventar, polnijo arhivski prostor in dokupujejo opremo, kopirajo dokumente za razne osebne ali oddelčne evidence. V računovodskih oddelkih recimo zaradi papirnih prejetih računov vodijo v fizični obliki vso nabavno dokumentacijo – tiskajo tudi dokumente, ki jih prejmejo po e-pošti prek sistemov elektronske izmenjave, ali jih imajo shranjene v poslovnih programih.
Zakaj ne bi raje prejemali samo še digitalnih dokumentov? Pridobite naslednje koristi:
- zanesljivost in zaupanje: storitev izvajajo zaupanja vredni strokovnjaki;
- zakonsko skladnost in varnost: celoten proces je certificiran pri Arhivu Republike Slovenije;
- nizke in pregledne stroške: plačevanje po porabi, brez skritih stroškov uvedbe in naložb v opremo;
- dostopnost: digitalizirani dokumenti so na voljo na enem mestu vsem uporabnikom z ustreznimi pravicami;
- učinkovitost: dokumenti se samodejno prenesejo v izbrane poslovne programe za uporabo v digitalnih delovnih postopkih.
Prepričajte se, kako deluje v praksi!
V samo eni uri boste pridobili uporaben vpogled v:
- potek delovanja certificirane storitve digitalizacije prejete pošte;
- katere dokumente je smiselno digitalizirati, še preden vstopijo v podjetje;
- kakšni so lahko tehnični in organizacijski izzivi;
- kakšne izboljšave in koristi lahko pričakuje organizacija;
- kako se lahko storitve digitalizacije prejete pošte nadgradijo tudi z zajemom drugih papirnih dokumentov, ki se še uporabljajo pri poslovanju.
Vidimo se 26. maja, ob 13.30 uri. Ne pozabite na prijavo!
Prijava na webinar žal ni več možna.
Vabimo vas, da si ogledate več informacij o storitvah digitalizacije papirnega gradiva.
