Digitalna preobrazba občin je več kot zgolj uvedba novih tehnologij – gre za spremembo načina dela, komunikacije in upravljanja. Ključno vlogo pri tem ima upravljanje dokumentov v oblaku, ki občinam omogoča večjo učinkovitost, transparentnost in skladnost z zakonodajo.
Zakaj oblak?
Oblačne rešitve omogočajo dostop do dokumentov kjerkoli in kadarkoli, kar je nepogrešljivo za sodobno občinsko upravo. Poleg fleksibilnosti oblak prinaša tudi visoko stopnjo varnosti, šifriranja, varnostnih kopij in nadzora dostopa.
Pošta Slovenije nudi celovito rešitev za občine
Pošta Slovenije ponuja dokumentni sistem GovernmentConnect, ki je posebej prilagojen potrebam javne uprave. Rešitev omogoča:
- digitalizacijo vhodne pošte in papirnih dokumentov,
- digitalno podpisovanje in zakonsko skladno e-hrambo,
- upravljanje pogodb, sej, kadrovske dokumentacije in ISO dokumentacije,
- povezljivost z ERP sistemi in drugimi poslovnimi aplikacijami.
Modularna zasnova sistema omogoča postopno uvajanje brez večjih začetnih investicij. Storitev je na voljo kot mesečna naročnina, kar občinam omogoča predvidljive stroške in prilagodljivost.
Transparentnost in skladnost
Rešitev zagotavlja skladnost z zakonodajo (ZVDAGA, ZEPEP, ZUP, ZVOP-2, GDPR, eIDAS), kar je ključno za javne institucije. Sistem ima certifikat Arhiva RS, dokumenti pa so zakonsko enakovredni papirnim originalom.
Avtomatizacija in povezljivost
Občine lahko z dokumentnim sistemom avtomatizirajo procese, kot so:
- likvidacija računov z vgrajenimi poslovnimi pravili,
- nabavni postopki z izdajo naročilnic,
- upravljanje odsotnosti in potnih nalogov,
- vodenje sej z zapisniki in nadzorom nad sklepi.
Pametne občine prihodnosti
Z uvedbo oblačnega dokumentnega sistema občine ne le digitalizirajo svoje poslovanje, temveč postavljajo temelje za pametno upravljanje, ki temelji na podatkih, učinkovitosti in uporabniški izkušnji. Pošta Slovenije s svojo ponudbo omogoča, da se občine osredotočijo na razvoj in storitve za občane, medtem ko informacijsko infrastrukturo prepustijo strokovnjakom.
Vključevanje zaposlenih in sprememba kulture
Uvedba oblačnega dokumentnega sistema ni zgolj tehnična naloga, temveč zahteva tudi spremembo organizacijske kulture. Ključno je, da se zaposlene v občinski upravi ustrezno usposobi in vključi v proces digitalizacije. Le tako se lahko zagotovi, da bodo nove rešitve sprejete in učinkovito uporabljene v vsakdanjem delu.
Občine, ki se odločijo za digitalno preobrazbo, morajo razmišljati dolgoročno. Upravljanje dokumentov v oblaku je le prvi korak k celoviti digitalni infrastrukturi, ki vključuje tudi pametne storitve za občane, podatkovno analitiko in povezljivost z državnimi sistemi.
Pošta Slovenije ponuja različne možnosti digitalizacije, vključno s predhodno digitalizacijo vhodne pošte, ki jo naročniku posreduje v elektronski obliki. Uporabniki lahko digitalizirajo tudi obstoječe arhive z dokumenti v fizični obliki.
Digitalizirani dokumenti se lahko shranijo v dokumentnem sistemu ali uvozijo v certificiran elektronski arhiv Pošte Slovenije. Podatki so lahko shranjeni v varnih podatkovnih centrih Pošte Slovenije. To so posebej zgrajeni prostori, v katerih delujejo računalniška oprema in diskovna polja. Prostori se nahajajo v Mariboru in Ljubljani. Ti visokovarni prostori so skladni s smernicami TIER III in imajo certifikat ISO 27001.
Digitalizirajte procese in zmanjšajte stroške upravljanja dokumentov.
Pošta Slovenije ponuja modularno rešitev brez velikih začetnih investicij.
Za več informacij kontaktirajte:
- Simon Golob, strokovnjak za storitve digitalizacije
- 041 507 835
